Príručka

Od založenia účtu po hotové vyúčtovanie. Nič z toho netrvá dlhšie než pár minút.

1. Založte si účet a firmu

Pri registrácii zadáte meno, e-mail a názov firmy — ak ste SZČO, pokojne svoje meno. Účet je hneď funkčný, kartu nepotrebujete. Prvých desať ciest je zadarmo a navždy.

V Údajoch firmy doplňte IČO — ostatné si appka dotiahne z registra sama. V profile si nahrajte podpis (stačí odfotený na bielom papieri), aby dokumenty chodili podpísané.

2. Pridajte vozidlo

Pri aute vyplňte značku, ŠPZ, typ paliva a spotrebu. Spotreba sa zadáva na 100 km v jednotke paliva — litre pri benzíne a nafte, kilogramy pri CNG, kilowatthodiny pri elektromobile.

Ak chcete plný odpočet DPH podľa §85n, nechajte prísny režim knihy jázd a doplňte VIN a stav tachometra. Bez nich sa vozidlo v prísnom režime neuloží — a to je zámer, nie chyba.

3. Zaevidujte cestu

Pri jednodňovej ceste stačí dátum, časy odchodu a príchodu, cieľ, účel a kilometre. Appka dopočíta:

• stravné podľa dĺžky cesty (5 – 12 h, 12 – 18 h, nad 18 h)
• náhradu za vozidlo — základná sadzba za km plus spotrebované palivo
• vreckové pri zahraničnej ceste, ak ho firma dáva

Pri opakovaných trasách použite šablóny trás, alebo rovno generátor ciest — zadáte obdobie a percentá a vytvorí cesty na pracovné dni, sviatky a víkendy preskočí.

4. Viacdňová cesta a zahraničie

Viacdňová cesta má denný rozpis. Stravné za deň sa počíta z toho, kde ste ten deň strávili viac času — za jeden kalendárny deň patrí buď tuzemské stravné, alebo zahraničná diéta, nikdy oboje.

Rozhodujúci je čas prechodu hranice. Ak zamestnávateľ zabezpečil jedlo, zaškrtnite raňajky, obed alebo večeru — stravné sa automaticky kráti.

Zahraničné diéty pre 193 krajín ťahá appka priamo z opatrenia MF SR. Nie sú prepísané ručne a nič sa neodhaduje.

5. Vyúčtovanie a doklady

Ku každej ceste vzniká vyúčtovanie pre každého účastníka. Pridajte presuny, výdavky a doklady. Bloček stačí odfotiť — appka z neho prečíta sumu aj dátum a ponúkne ich; potvrdzujete vy.

Pri výdavku je dôležité, kto platil: čo zaplatil zamestnanec, patrí do sumy na vyplatenie; čo firemná karta, nie.

Keď je všetko zadané, vyúčtovanie uzavriete. Uzavreté sa už neprepočítava — sumy v ňom sú účtovný záznam. Ak sa niečo zmení, otvoríte ho znova, čím sa zrušia všetky schválenia.

6. Koľko treba vyplatiť

Na Prehľade je jedno číslo: nárok mínus už vyplatené. Keď niekomu vyplatíte, zapíšte to vo Výplatách — appka si sama spárovanie doplní od najstarších ciest.

7. Kniha jázd

Jazdy zapisujete priebežne: čas začiatku a konca, miesto, kilometre a konkrétny účel. „Služobná jazda" nestačí — zákon vyžaduje konkrétny účel a pri kontrole je to prvé, na čo sa pozerá.

V prísnom režime sa záznam nedá prepísať. Oprava je storno a nový záznam — presne tak, ako to nemennosť evidencie vyžaduje. Na konci zdaňovacieho obdobia urobte uzávierku so stavom tachometra; vyjde z nej PDF pre finančnú správu.

8. Exporty a účtovníctvo

Všetko sa dá stiahnuť: cestovné príkazy a vyúčtovania v PDF, prehľady v XLSX, CSV v CP1250 aj UTF-8 a XML priamo na import do Pohody. Exporty rešpektujú filtre, ktoré máte nastavené.

9. Tím a práva

Ľudí pozývate e-mailom. Role sú štyri — majiteľ, účtovník, schvaľovateľ a vodič — a k nim sa dajú zapnúť podrobnejšie práva. Vodič (zamestnanec) vidí len svoje cesty, vyúčtovania, jazdy a výplaty. Pri každom človeku doplňte IBAN a pracovisko, inak ostanú v PDF prázdne miesta.

10. Appka v mobile

Otvorte cestaky.online v mobile a dajte Pridať na plochu. Appka sa otvorí na celú obrazovku ako bežná aplikácia. Na zápis ciest aj prezeranie potrebuje pripojenie — bez signálu ukáže len hlásenie, že ste offline.